سامانه مدیریت اسناد - سما

سامانه مدیریت اسناد که به اختصار سما نامیده می شود، سامانه جامعی برای اسکن، مدیریت و جستجوی اسناد است که در کنار حذف بایگانی فیزیکی اسناد، امکان دسترسی سریعتر و راحت تر به اسناد ذخیره شده و اطلاعات مهم موجود در آن ها را فراهم می نماید.

سما با تکنولوژی ASP.net و #C ایجاد شده است بنابراین انعطاف پذیری بالایی دارد و می توان مستقل از سیستم عامل و مرورگر از امکانات آن بهره برد ضمن این که استفاده از بوت استرپ 3.3.7، قابلیت ریسپانسیو بودن را به سما می دهد تا امکان استفاده از آن در هر دستگاهی با هر اندازه صفحه نمایش (کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت، موبایل و ...) فراهم باشد.

از سما می توانید برای اسکن و مدیریت اطلاعات، مشترکین، اشخاص، پرسنل، قراردادها، اسناد حقوقی و ... استفاده کنید. همچنین سما می تواند جایگزین کاملی برای نرم افزار قدیمی Hummingbird dm (هامینگ برد) باشد.

برخی از ویژگی های سما به شرح زیر است:

مدیریت انعطاف پذیر اطلاعات
امکان قفل گذاری مدارک در هنگام ویرایش آن ها
امکان تعریف مدت زمان قفل بودن مدرک برای برداشتن قفل پس از سپری شدن زمان مشخص شده به صورت خودکار
ثبت اطلاعات مهم سند در قالب فیلدهای از پیش تعریف شده
امکان تعریف تعداد نامحدود فیلد از انواع متن، متن عددی، عدد، تاریخ شمسی، تاریخ میلادی، انتخابی و بیت
امکان تعریف اطلاعات پایه برای استفاده در فیلدهای از نوع انتخابی، برای مثال: جنسیت که شامل مقادیر زن و مرد است.
امکان جستجوی پیشرفته اطلاعات با توجه به فیلترهای وارد شده
امکان ایجاد حوزه های مختلف در نرم افزار برای جداکردن اسناد، کاربران و دسترسی ها، برای مثال حوزه های مالی، مشترکین، آموزش و ...
ثبت تاریخچه تغییرات فیلدها و تصاویر سند
ذخیره امن اطلاعات اسکن شده و عدم دسترسی مستقیم کاربران به اطلاعات
امکان ایجاد بخش گزارش ها بسته به نیاز مشتری و تولید گزارش های مورد نیاز
امکان انتقال اطلاعات از نرم افزارهای قدیمی تر این حوزه نظیر همینگ برد، فایلرپرو و ویستا

از جمله مزایای سما می توان به موارد زیر اشاره کرد:

امکان دسترسی به سامانه از طریق اینترنت و خارج از سازمان
امکان استفاده از سامانه بدون محدودیت اندازه صفحه نمایش در موبایل، تبلت و ...
امکان جستجو در محتوای اسناد اسکن شده با توجه به مقادیر فیلدهای سند
امکان ایجاد اسناد مختلف وابسته به یک موجودیت خاص و ارتباط دادن آن به یکدیگر، برای مثال سند اطلاعات اشتراک، سند کپی شناسنامه، سند کپی سند ملکی و موارد دیگر که با هم مرتبط هستند.
امکان اسکن مدارک بدون وابستگی به سیستم عامل یا مرورگر خاص، اغلب نرم افزارهای تحت وب برای اسکن وابسته به مرورگر اینترنت اکسپلورر هستند مانند اتوماسیون اداری فرزین
عدم انتقال تصاویر اسکن شده به کامپیوتر کاربر و افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات، در نرم افزارهای تحت ویندوز، نمایش تصاویر پس از انتقال موقت آن ها به کامپیوتر کاربر انجام می شود مانند همینگ برد (hummingbird dm)
جلوگیری از ذخیره تصاویر اسکن شده با حجم بالا با اعمال تنظیمات مناسب به صورت پیش فرض برای اسکنر